Algemene voorwaarden CityMates

Op alle door CityMates aangeboden citytrips, weekendjes weg en stadswandelingen zijn onderstaande algemene voorwaarden van toepassing tenzij anders aangegeven. Deze algemene voorwaarden worden op verzoek aan opdrachtgevers of deelnemers toegezonden.

Deze Algemene Voorwaarden hebben betrekking op
CityMates
Bovenbrugstraat 1-4
6814 DP Arnhem
KvK 09167920
Website: www.citymates.nl

De deelnemer is diegene die deelneemt aan een citytrip, weekendje weg, stadswandeling of stadsactiviteit georganiseerd door CityMates. De deelnemer aanvaardt op het ogenblik van boeking deze voorwaarden.

Totstandkoming en inhoud van de overeenkomst
De overeenkomst tussen CityMates en deelnemer komt tot stand zodra het boekingsformulier verzonden wordt en de deelnemer het aanbod van CityMates aanvaardt zoals vermeld op de website staat aangegeven. Toelating geschiedt op beschikbaarheid en volgorde van aanmelding. Nadat de deelnemer het boekingsformulier heeft ingevuld en aan CityMates heeft verstuurd, ontvangt de deelnemer binnen 3 werkdagen een ontvangstbevestiging.
Nb: mocht je deze ontvangstbevestiging om welke reden dan ook niet ontvangen hebben, neem dan svp telefonisch of per e-mail contact met CityMates op.

Garantie en zekerheid
CityMates is aangesloten bij de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties (VvKR). De VvKR komt op voor de belangen van kleine, vaak specialistische reisorganisaties. Via deze vereniging delen deze reisorganisaties de krachten en delen ze expertise om zowel voor de reisorganisatie als de consument tot een zo groot mogelijke zekerheid en tevredenheid te komen.

CityMates heeft tevens de garantie geregeld via STO-reisgarantie waarmee CityMates momenteel aan de wettelijke garantiestelling voldoet.

Bovendien werkt CityMates voor de stedentrips en weekendjes weg vrijwel altijd samen met partners die zijn aangesloten bij de ANVR en SGR.

Jouw boeking en de procedure met betrekking tot deze garantie
Nadat je van CityMates een boekingsbevestiging en factuur hebt ontvangen, ontvang je van Certo Escrow per e-mail een uitnodiging met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Hierin wordt gevraagd in te loggen op het beveiligde gedeelte van de website van Certo Escrow. Na bevestiging van de uitnodiging kun je direct overgaan tot betaling. Afhankelijk van het tijdstip van boeking krijg je  een verzoek tot betaling van de aanbetaling en later tot betaling van het restant van de reissom of tot betaling van de hele reissom in één keer als je kort voor vertrek boekt.

Nb: Voor alle boekingen geldt dat de volledige reissom voor vertrek betaald dient te zijn aan de Stichting Derdengelden Certo Escrow.

Deze manier van betalen zal iets meer van jouw tijd en aandacht eisen. Wij vragen hiervoor begrip. Als kleine reisorganisatie willen wij graag financiële zekerheid kunnen bieden. Op deze manier kan dat.
Meer weten ? Uiteraard kun je bij ons terecht met jouw vragen over deze procedure.
Bel/mail gerust. Wij staan jou graag te woord om het toe te lichten.

Betaling
Per activiteit (stadswandeling/stedentrip/weekendje weg) staat duidelijk vermeld op de site wat wel en niet inbegrepen is. De bedragen zijn altijd per persoon en in euro’s.

Wanneer en hoe betalen ?
Stadswandeling/stadsactiviteit
• Om definitief te boeken dient de deelnemer vooraf het volledige bedrag over te maken aan CityMates. 
ABN AMRO 417150830 ovv de stadswandeling/activiteit en zijn/haar eigen naam.
• Bij boeking binnen één week voor aanvang van de stadswandeling dient het bedrag per ommegaande      overgemaakt te worden of dient de deelnemer toe te zeggen dat hij/zij op de dag zelf de gids/CityMates       begeleider contant zal betalen.

Pakketreis/stedentrip of weekendje weg
zie hiervoor procedure Certo Escrow – STO
Nb: Indien CityMates de stedentrip of het weekendje weg van een andere aanbieder/reisorganisatie aanbiedt, geldt dat de betaling rechtstreeks zal verlopen via de aanbieder/reisorganisatie waarmee CityMates samenwerkt.

Definitieve doorgang van een citytrip/weekendje/etentje/stadswandeling
Vanzelfsprekend probeert CityMates zoveel mogelijk de citytrips/stadswandelingen door te laten gaan. Helaas komt het soms voor dat CityMates de citytrip niet kan uitvoeren. Indien een citytrip/activiteit niet door kan gaan door te weinig deelnemers ontvang je uiterlijk 21 dagen (bij weekendje weg of meerdaagse stedentrip) en 5 dagen (bij etentjes en stadswandelingen) voor aanvang van de citytrip/break/activiteit per mail  bericht.

Minimum/maximum aantal deelnemers
Stadswandeling/stadsactiviteit
Een stadswandeling/stadsactiviteit gaat door bij een minimum aantal deelnemers van 8 personen tenzij anders aangegeven. Maximum aantal deelnemers is vaak 15 personen.
Pakketreis/stedentrip of weekendje weg
De pakketreis/stedentrip of weekendje weg zal plaatsvinden bij een minimum aantal deelnemers van 8 personen. Vaak inclusief CityMates begeleiding, tenzij anders aangegeven.
Het maximum aantal deelnemers vanuit CityMates bedraagt meestal 20 personen. Bij busreizen is het maximum aantal deelnemers groter – de deelnemers vanuit CityMates zijn dan een groep binnen het reisgezelschap.

Wijzigingen
Wijzigingen door CityMates
a) wijziging reissom
CityMates behoudt het recht om de reissom te wijzigen indien wijzigingen in de vervoerskosten, verschuldigde heffingen en de wisselkoersen daartoe aanleiding geven. Als de BTW-heffingen wijzigen, worden de reissommen dienovereenkomstig aangepast. Verhogingen van deze kosten zullen daarbij netto, dus zonder opslag aan de deelnemer worden doorberekend.

b) wijzigingen in de overeenkomst door CityMates
CityMates heeft het recht het overeengekomen arrangement op een of meer wezenlijke punten te wijzigingen en/of een alternatief aanbod te doen. Deze wijzigingen/alternatieven deelt  CityMates de deelnemer per e-mail mede binnen drie dagen na bekend worden van de wijziging.

c) wijziging van de citytrip
CityMates is te allen tijden gerechtigd wijzigingen aan te brengen in de volgorde waarin delen van de citytrip worden uitgevoerd. Wanneer duidelijke omstandigheden wijzigingen nodig achten, is CityMates daartoe gerechtigd. Het avontuurlijke karakter van het arrangement, de veiligheid van de deelnemers, alsmede de plaatselijke (weers-)omstandigheden zijn van belang bij beantwoording van de vraag of het hier gaat om duidelijke omstandigheden.

Wijzigingen door deelnemer
In de plaatsstelling
Als een deelnemer door welke oorzaak dan ook niet kan deelnemen aan een reeds geboekte citytrip/stadswandeling dan kan de deelnemer iemand anders in zijn/haar plaats laten meegaan. Aan deze zogenaamde in de plaatsstelling zijn vaak geen extra kosten verbonden. De deelnemer dient wel zelf voor een vervanger te zorgen en is bovendien zelf verantwoordelijk voor de verrekening van de kosten. De deelnemer en de vervanger zijn hoofdelijk aansprakelijk tegenover CityMates voor de betaling van de verschuldigde arrangementssom.

Annuleringsvoorwaarden
CityMates behoudt zich het recht voor de citytrip voor aanvang te annuleren wegens onvoldoende deelnemers. De annulering wordt uiterlijk 3 weken voor aanvang van de stedentrip/weekendje weg en uiterlijk 4 dagen voor aanvang van de stadswandeling/stadsactiviteit per e-mail aan de deelnemer bekend gemaakt.

In geval van annulering wordt door CityMates binnen een week het reeds door de deelnemer betaalde bedrag voor de stadswandeling/stadsactiviteit aan de deelnemer gerestitueerd of wordt dit in overleg met de deelnemer als tegoed gehouden voor een volgende stadswandeling/ activiteit

Het kan natuurlijk voorkomen dat de deelnemer onverhoopt toch niet mee kan en dat de deelnemer een geboekte citytrip moet annuleren. De deelnemer dient er dan rekening mee te houden dat daar kosten aan verbonden zijn. Hoeveel dit is, hangt af van het moment waarop de citytrip/weekendje weg/stadswandeling of stedentrip geannuleerd wordt.

Onderstaand het bedrag dat in rekening wordt gebracht zal worden voor de annulering.
De bedragen zijn gebaseerd op het aantal dagen vanaf annulering tot aan de vertrekdag/dag waarop de wandeling/stadsactiviteit plaats zal vinden.

Stadswandeling/stadsactiviteit
Bij annulering tot 4 weken voor aanvang: geen kosten
Bij annulering tussen 4 en 2 weken voor aanvang: € 5,-
Bij annulering tussen 2 weken en 1 week voor aanvang: € 7,50
Binnen 1 week tot 2 dagen voor aanvang: € 10,-
Binnen 2 dagen t/m de vertrekdag: € 15,-

Pakketreis/stedentrip of weekendje weg
Bij annulering tot 4 weken voor aanvang                         : € 25,- administratiekosten
Bij annulering tussen 4 en 2 weken voor aanvang          : 25% van de arrangementssom
Bij annulering tussen 2 weken en 1 week voor aanvang : 50% van de arrangementssom
Binnen 1 week tot 2 dagen voor aanvang                        : 75% van de arrangementssom
Binnen 2 dagen t/m de vertrekdag                                   : volledige arrangementssom

NB: annulering dient schriftelijk te geschieden.

Indien de deelnemer een reden heeft die binnen de voorwaarden van de verzekeringsmaatschappij vallen en de deelnemer heeft een annuleringsverzekering afgesloten, worden de kosten meestal door de verzekeringsmaatschappij vergoed.

Tevens maakt CityMates gebruik van het recht een deelnemer zonder opgave van redenen vooraf uit te sluiten van deelname, dit om een goed verloop van de citytrip zoveel mogelijk te waarborgen. Bij misdragingen kan CityMates de deelnemer met onmiddellijke ingang uitsluiten van verdere deelname. Eventuele kosten worden op de deelnemer verhaald, indien en voor zover de gevolgen van schade of last hem/haar kunnen worden toegerekend.

Reisbescheiden
CityMates zal je uiterlijk vijf dagen voor aanvang van de citytrip/stadswandeling de benodigde informatie per e-mail toesturen (oa. waar je op welk tijdstip wordt verwacht, adresgegevens en routebeschrijving).

Verzekeringen en vereiste documenten
CityMates adviseert deelnemers aan een citytrip/weekendje weg een reis- en annuleringsverzekering af te sluiten. Wanneer de citytrip in het buitenland plaatsvindt, moet elke deelnemer zelf in het bezit zijn van de benodigde geldige documenten (een geldig paspoort of een identiteitskaart). Indien de deelnemer niet (deels) aan de citytrip kan deelnemen vanwege het ontbreken van (geldige) bescheiden/documenten, komt zulks met daaraan alle verbonden gevolgen voor rekening van de deelnemer.

Iedere deelnemer dient tijdens een arrangement verzekerd te zijn tegen de gevolgen van ongevallen, dokterskosten en verlies of beschadiging van bagage en eigen materialen, rekening houdend met de aard van de activiteiten die aangeboden worden bij de citytrip/activiteit.
De verzekering zal door de deelnemer zelf afgesloten moeten worden.

Aansprakelijkheid
Deelname aan de citytrip/stadswandeling geschiedt voor risico van de deelnemer. CityMates noch de vrijwillige begeleiders kunnen aansprakelijk worden gesteld voor enige vorm van schade en/of letsel, waaronder gevolgschade, die mogelijk ontstaat tijdens het evenement en/of activiteiten. De deelnemer accepteert dat hij boekt onder de voorwaarde dat hij/zij CityMates maximaal aansprakelijk stelt voor schade en vergoeding van derving van genot samen beperkt tot maximaal 100% van het door de deelnemer betaalde bedrag voor de citytrip/stadsactiviteit. 

CityMates aanvaardt geen aansprakelijkheid voor persoonlijk letsel of schade aan eigendommen van deelnemers, alsmede voor verlies, diefstal of beschadiging van bagage, eigendommen, geld inbegrepen,noch enige andere aansprakelijkheid als gevolg van gebeurtenissen tijdens de citytrips. Dit geldt tevens voor alle organisaties, instructeurs en begeleiding waar CityMates mee samenwerkt.

Degene die een citytrip/stadswandeling boekt is hoofdelijk aansprakelijk, ook voor de andere deelnemers die hij/zij aanmeldt.

Klachten
Indien de deelnemer een klacht heeft over de uitvoering van de overeenkomst, zal de deelnemer dit onmiddellijk melden aan CityMates zodat  CityMates waar mogelijk een passende oplossing kan bieden. Indien de deelnemer de geboden oplossing voor de klacht onvoldoende vindt, dient de deelnemer dit onmiddellijk kenbaar te maken aan de CityMates begeleider cq gids ter plaatse en schriftelijk binnen één week na de aangeboden oplossing te melden aan CityMates. Indien de klacht niet tijdig wordt ingediend, wordt de klacht niet in behandeling genomen en bestaat er geen recht op een eventuele schadevergoeding.

Privacy
Opgave van persoonlijke informatie gebeurt vrijwillig en is noodzakelijk voor een juiste verwerking van je boeking. Uiteraard gaat CityMates  op vertrouwelijke wijze met de persoonlijke gegevens om.
CityMates streeft naar zoveel mogelijk privacy van de deelnemers. Namen, mailadressen, telefoonnummers en foto’s zullen niet gepubliceerd worden zonder toestemming vooraf.
Disclaimer / Voorbehoud website, flyers, advertenties en overige publicaties
Kennelijke fouten en vergissingen, druk- en zetfouten binden CityMates niet. Kennelijke fouten zijn fouten waarvan iedereen kan zien dat ze fout moeten zijn. Er kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend aan, noch aanspraak worden gemaakt op de inhoud van de website, flyers, advertenties en overige CityMates. Hoewel bij de samenstelling van de inhoud van de website de grootst mogelijke zorgvuldigheid wordt betracht, bestaat de mogelijkheid dat bepaalde informatie (na verloop van tijd) verouderd of niet (meer) correct is. CityMates sluit iedere aansprakelijkheid uit die voortvloeit uit elektronische verzending van informatie middels haar website. Aan de inhoud van deze website en eventuele bijlagen kunnen geen rechten worden ontleend, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen. CityMates garandeert niet dat de communicatie via website of e-mail vrij is van virussen of onderschepping / tussenkomst van derden. Vanzelfsprekend doet CityMates haar uiterste best om virussen te voorkomen en zorg te dragen voor een goede veiligheid.

Copyright
Alle rechten voorbehouden. Niets uit de CityMates website, flyers, advertenties en overige publicaties mag worden gekopieerd dan wel opgeslagen in een gegevensbestand, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, digitaal, mechanisch, handmatig, fotografisch of enige andere wijze.

(update 1 nov 2013)

 

CityMates aanbod
Stedentrips
Stedentrips
Wandelen en fietsen
Wandelen en fietsen
Bedrijfs- en familieuitjes
Bedrijfs- en familieuitjes